Регламент роботи виконавчого комітету Української міської ради

  1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

 

1.1.  Відповідно до Конституції України, Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» виконавчий комітет міської ради є виконавчим органом міської ради.

Виконавчий комітет міської ради забезпечує:

  • виконання положень Конституції України, Законів України, актів Президента України, Донецької обласної держадміністрації, інших органів виконавчої влади;
  • виконання державних, регіональних, розробку і реалізацію міських програм соціально-економічного та культурного розвитку;
  • підготовку, виконання міського бюджету та звітність щодо його реалізації;
  • взаємодію з виконкомом Селидівської міської ради, реалізацію делегованих повноважень органів виконавчої влади і міської ради.

1.2. Виконавчий комітет утворюється міською радою на строк її повноважень. Рада затверджує кількісний і персональний склад виконавчого комітету за пропозицією міського голови.

1.3. Очолює виконавчий комітет міський голова.

1.4. Виконавчий комітет розглядає і вирішує питання, віднесені ст.. ст. 27-40 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» до відання виконавчих органів ради.

1.5. Виконавчий комітет попередньо розглядає проекти місцевих програм соціально-економічного і культурного розвитку, інших цільових програм, місцевого бюджету, проекти рішень з інших питань, що вносяться на розгляд відповідної ради.

1.6. Діяльність виконавчого комітету ради будується на засадах компетентності, персональної відповідальності, виконавчої дисципліни, поєднання державних і місцевих інтересів, взаємодії з керівниками підприємств, установ, організацій, незалежно від форм власності, громадськими організаціями і політичними партіями, гласності та врахування інтересів населення.

1.7. Виконком міської ради є підзвітним і підконтрольним міській раді, а з питань здійснення ним повноважень органів виконавчої влади – також підконтрольним відповідним органам виконавчої влади.

1.8. Дотримання даного  регламенту є обов’язковим для працівників апарату управління та громадян у частині, що їх стосується.

1.9. Затвердження і складання регламенту роботи виконавчого комітету міської ради, внесення до нього змін і доповнень здійснюється рішенням виконавчого комітету за поданням секретаря виконкому.

 

 

  1. ПЛАНУВАННЯ РОБОТИ

 

2.1. Робота виконавчого комітету ради здійснюється відповідно до основних заходів виконкому з урахуванням поточного моменту і ситуації за оперативними (місячними), поточними (квартальними) планами. Основним планом є квартальний.

2.2. Поточний (квартальний) план роботи виконкому міської ради повинен містити наступні підрозділи:

– питання для вивчення на засіданнях виконкому;

– вивчення роботи підприємств, організацій міста;

– організаційна робота по проведенню зустрічей керівництва виконкому з населенням;

– робота щодо інформування населення про діяльність органів місцевого самоврядування та їх виконавчих органів;

– наради, заняття, засідання, свята;

– контроль за виконанням документів вищестоящих органів  влади, рішень міської ради, виконкому.

2.3. Формування планів роботи виконкому здійснюється секретарем виконкому.

2.4. Порядок підготовки квартального плану роботи наступний:

– секретар виконкому не пізніш ніж за 20 робочих днів складає і оприлюднює проект плану роботи, візує його у заступника міського голови;

– затверджений рішенням виконавчого комітету план роботи не пізніш як у триденний строк після засідання виконкому доводиться до виконавця.

2.5. Контроль за виконанням планів роботи здійснює секретар виконкому

2.6. Коригування планів у разі необхідності, проводиться в такому ж порядку, який встановлений для їх підготовки, погодження, затвердження та контролю за виконанням.

 

  1. ПІДГОТОВКА І ПРОВЕДЕННЯ НАРАД, СЕМІНАРІВ, ІНШИХ ЗАХОДІВ.

 

3.1. Підготовка нарад за участю міського голови (порядок денний, дата і час проведення, список запрошених осіб, список осіб, виступаючих із звітом або інформацією) покладається на секретаря виконкому.

3.2. Міський голова, працівники апаратів управління вищестоящих органів влади, керівники міських організацій запрошуються на наради та семінари лише за погодженням з міським головою, а в період його відсутності з членом виконкому, який виконує обов’язки  міського голови.

3.3. Ведення протоколу нарад, технічне забезпечення покладається на секретаря виконкому.

Рішення, прийняті на нарадах, оформлюються протоколами не пізніше ніж у триденний термін, Протокол наради підписується головуючим.

3.4. Секретар виконкому щороку до 25 грудня складає план навчання працівників апарату виконкому.

3.5. Проведення заходів до пам’ятних  дат, урочистих подій, зборів представників органів виконавчої влади та громадських організацій, підготовка доповідей покладається на секретаря ради.

 

 

  1. ОРГАНІЗАЦІЯ ВИКОНАННЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ.

 

4.1. У виконкомі міської ради підлягають виконанню всі службові документи: вхідні, вихідні, внутрішні, якщо вони мають конкретні завдання і строки.

Документи, що надходять до виконкому міськради, приймаються у приймальні і в цей же день направляються міському голові, заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, секретарю виконкому, секретарю ради, відповідно до розподілу обов’язків .

4.2. Обов’язково  контролюються і виконуються:

– Закони України;

– постанови Верховної Ради України;

– постанови Кабінету Міністрів України;

– укази, розпорядження Кабінету Міністрів України;

– рішення обласної ради;

– рішення Селидівської міської ради;

– рішення виконкому міської ради;

– розпорядження міського голови.

4.3. Відповідальність за виконання документів несуть заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, секретар виконкому, секретар ради, працівники апарату виконкому згідно з розподілом обов’язків.

Якщо у виконанні документів бере участь кілька виконавців, то цю роботу організує особа, зазначена першою у документі, або в резолюції керівництва.

4.4. Організаційну роботу за виконанням документів координує секретар виконкому.

4.5. Оперативний контроль за станом виконання документів покладається на секретаря виконкому.

4.6. Система проходження документів та контролю за виконанням документів – карткова.

4.7. Взяття на контроль документів фіксується штампом «контроль» на лівому полі аркуша, поряд з його назвою. Контрольний термін також заноситься у відповідну графу картки. Контроль за проходженням і виконанням документів, як правило, здійснюється по шляху руху їх оригіналів.

4.8. Вхідні, вихідні, розпорядчі документи виконуються в строки, відлік яких ведеться від дати їх прийняття. Це правило особливо поширюється на такі строки виконання документів, як «в тижневий термін», «у десятиденний термін», «в місячний термін», «щоквартальний», «до кінця року» та інші.

4.9. Строки виконання вхідних документів можуть встановлюватися міським головою в резолюціях. Відлік термінів виконання ведеться з дня надходження документів у виконком.

4.10 Коли в документах або резолюціях до їх виконання мають місце конкретні завдання, але строки їх виконання не встановлені, то встановлюються такі терміни виконання:

– календарний місяць з дня надходження документів до виконкому, виконання яких пов’язане із значним обсягом аналітичної, підготовчої роботи, вивчання стану справ на місцях, іншими організаційними заходами;

– 10-15 календарних днів з дня надходження документів до виконкому в інших випадках;

– терміново виконується документ, протягом 5 днів, строки виконання яких закінчилися до, або в день надходження до виконкому.

4.11 Дати строків контролю є кінцевими датами для надсилання до органів, які видали документи, інформації або звіту про їх виконання.

4.12 По документам, які не містять конкретних завдань, не вимагається відповідь по строках і по яких не давалися доручення керівництвом виконкому, робота проводиться протягом місяця з дня надходження до виконкому, після чого документ повертається до приймальні міського голови.

4.13 Коли в процесі виконання документу з’ясувалося, що установленого строку недостатньо для відповідного рішення, то головний виконавець повинен подати керівнику виконкому, який установив термін, письмове обґрунтування причин щодо продовження строку його виконання.

4.14 Зміна строків, форм реалізації документів виключно належить керівникам органів, які прийняли документ, або дали доручення щодо його виконання.

4.15 Документ вважається виконаним, якщо повністю і в установлений термін вирішені всі поставлені в ньому завдання, надана відповідь по суті, звіт чи інформація. Після цього документ знімається з контролю установою чи особою, які видали документ або керівником, який давав доручення по виконанню документа.

Проекти інформацій чи звітів на адресу вищих органів влади готують виконавці документів і подають їх на підпис міському голові, а вразі його відсутності – члену виконкому, який виконує його обов’язки.

4.16 Якщо документ в установлений строк не виконаний, або не витримана форма, виконавець особисто подає міському голові письмову записку з поясненням причин порушення ходу виконання документу.

4.17 Секретар – друкарка, в межах своїх повноважень:

– забезпечує рух вхідних документів у секретаря виконкому, секретаря ради, інших працівників виконкому;

– веде картотеку рішень ради, виконавчого комітету і розпоряджень міського голови, які на контролі;

4.18 Секретар виконкому перевіряє виконання вхідних документів працівниками виконкому, організаціями і установами, яким доручено виконання документів;

– контролює дотримання строків реагування на документи та резолюції міського голови, а також своєчасну здачу звітів та інформацій про виконання контрольних документів чи доручень;

– готує інформацію за матеріалами перевірок і поточного контролю і подає їх міському голові;

– відповідає за збереження документів до їх передачі в архів;

– забезпечує оформлення контрольних папок на документи, які взяті на контроль;

– аналізує стан виконання контрольних документів.

 

  1. ПОРЯДОК ПІДГОТОВКИ ТА УЗГОДЖЕННЯ ПРОЕКТІВ РІШЕНЬ РАДИ, ЩО ВНОСЯТЬСЯ ВИКОНКОМОМ МІСЬКОЇ РАДИ.

 

5.1 Проекти рішень міської ради вносяться міським головою, працівниками виконкому.

 

5.2 До проекту рішення ради додається лист узгодження. До листа узгодження зі сторони виконкому включаються:

– відповідні спеціалісти виконкому, які готували проект, та відповідальні за його виконання.

Проекти рішень, в яких передбачається використання бюджетних коштів, погоджуються з головним бухгалтером централізованої бухгалтерії.

5.3 У разі незгоди з проектом, зауваження або висновки до нього викладаються окремо.

5.4 Проект (а вразі необхідності – висновок і зауваження до нього) та лист узгодження надаються секретарю ради.

5.5 Секретар ради подає проект відповідній постійній комісії ради не пізніше ніж за 10 днів до сесії.

 

  1. ПОРЯДОК ПІДГОТОВКИ І ПРОВЕДЕННЯ ЗАСІДАНЬ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ.

 

6.1 Основною формою роботи виконавчого комітету міської ради є його засідання. Засідання виконкому скликаються міським головою, а вразі його відсутності чи неможливості здійснення ним цієї функції – членом виконкому, який виконує обов’язки міського голови і є правомочними, якщо в них беруть участь більше половини від загального складу виконавчого комітету.

6.2 Засідання виконкому проводиться згідно з планом роботи виконкому, не рідше 1 разу в місяць.

6.3 Організацію підготовки засідань виконавчого комітету здійснює секретар виконкому.

6.4 Питання до розгляду на засіданнях виконкому вносяться міським головою, секретарем виконкому, спеціалістами виконкому, членами виконавчого комітету, органами міських громадських організацій.

6.5 Пропозиції щодо проекту порядку денного засідання виконкому міської ради разом з узгодженими проектами рішень вносяться секретарю виконкому не пізніше ніж за 25 робочих днів до засідання виконкому. Проекти рішень, які надійшли пізніше вказаного терміну, можуть бути внесені на засідання виконкому за дорученням міського голови.

Проекти рішень, що підлягають обговоренню, складаються і оприлюднюються не пізніше ніж за 20 робочих днів до проведення засідання виконкому в будь який спосіб.

Проект порядку денного включає:

  • питання з квартального плану роботи;
  • питання, розгляд яких є компетенцією і викликається загальною їх необхідністю.

 

6.6 Не пізніше як за два дні до засідання виконкому міський голова, члени виконкому повинні бути ознайомлені з матеріалами засідання виконкому секретарем виконкому.

6.7 На засіданні виконкому можуть бути присутні запрошені представники підприємств, установ і організацій. Список осіб, запрошених на засідання виконкому складається секретарем виконкому та узгоджується з міським головою.

6.8 Доведення до відома запрошених або викликаних, членів виконкому про час засідання покладається на секретаря – друкарку.

6.9 Засідання виконкому ведуться міським головою, а вразі його відсутності членом виконкому на якого покладені обов’язки голови.

6.10 Порядок денний засідання і порядок роботи затверджується членами виконкому на початку засідання.

6.11 У процесі обговорення питань на засіданні виконкому члени виконкому мають право:

– вносити пропозиції щодо порядку денного і порядку роботи;

– вимагати від доповідачів роз’яснень стосовно питань, що розглядаються;

– брати участь в обговоренні питань;

– вносити пропозиції про зміни і доповнення в проекти рішень виконкому, про їх доопрацювання;

– у необхідних випадках вносити пропозиції про перенесення обговорення питання на інше засідання виконавчого комітету.

Кожне питання порядку денного, обговорення питань, виступи повинні бути не більше 5 хвилин, пропозиції, зауваження – до 2-х хвилин.

6.12 Підготовку питань на розгляд засідання виконавчого комітету здійснює міський голова, секретар виконкому, члени виконкому, спеціалісти виконкому.

До підготовки питань можуть бути залучені працівники міських громадських організацій, спеціалісти галузей народного господарства.

6.13 Підготовка проектів рішень та інших матеріалів до засідань виконкому покладається на міського голову, заступника міського голови, секретаря виконкому, членів виконкому.

Підготовка для розгляду на засіданні виконкому матеріалів по основним питанням здійснюється згідно з планом, який розробляється секретарем виконкому за 25 днів до засідання.

Проекти і додатки до них з візами спеціалістів, секретаря виконкому та керівниками всіх зацікавлених організацій здаються секретарю виконкому не пізніше за 5 днів до засідання. В разі незгоди з проектом, зауваження або висновки до нього викладаються окремо і додаються до проекту.

Питання за якими проекти рішень не представлені в установлений термін, можуть бути включені в проект порядку денного засідан6ня виконкому тільки з дозволу міського голови.

Проекти рішень повинні бути стислими, ретельно відредактованими, містити конкретні заходи, строки, відповідальних виконавців.

Спеціалісти, які готують питання на розгляд виконкому разом з матеріалами подають список осіб, які запрошуються на розгляд даного питання, список виступаючих осіб, узгоджені з міським головою, а також перелік підприємств, установ, організацій, яким рішення треба надсилати після його прийняття.

 

Керівники підприємств, установ, організацій мають право приймати участь в обговоренні тільки того питання, на розгляд якого вони запрошуються.

6.14 Рішення виконкому приймаються на його засіданні більшістю голосів від загального складу виконавчого комітету і підписуються міським головою.

Додатки до рішень виконкому підписуються секретарем виконкому.

Остаточно редакція прийнятих рішень здійснюється протягом двох днів після засідання виконкому міським головою, секретарем виконкому.

При внесенні суттєвих змін в проект рішення при його остаточній редакції, воно знову подається на розгляд виконавчого комітету.

6.15 Рішення виконавчого комітету надсилається секретарем виконкому виконавцям та іншим зацікавленим організаціям, та оприлюднене не пізніше 5  робочих днів з дня затвердження документа.

6.16 Протоколи засідань виконавчого комітету оформляються згідно інструкції з ведення діловодства. Протоколи засідань виконавчого комітету зберігаються в архівах виконкому і надаються для ознайомлення зацікавленим особам по узгодженню з секретарем виконкому.

Оригінали протоколів передаються в державний архів на постійне зберігання.

6.17 Розпорядження міського голови видаються в порядку, згідно з інструкцією з ведення діловодства у виконкомі Української міської ради.

 

  1. ОРГАНІЗАЦІЯ ПРИЙОМУ ГРОМАДЯН

 

7.1 Прийом громадян здійснюється міським головою, заступником міського голови,  секретарем виконкому, секретарем ради відповідно до затвердженого графіку.

7.2 Контроль за виконанням вказівок і доручень, даних під час прийому громадян здійснюється відповідно головою, заступником міського голови, секретарем ради, секретарем виконкому.

Безпосередній контроль за виконанням вказівок і доручень, даних підчас прийому, здійснюється секретарем виконкому.

7.3 Секретар виконкому через кожні півроку інформує керівництво виконкому про роботу стосовно результатів прийому громадян.

 

  1. РОЗГЛЯД ЛИСТІВ ГРОМАДЯН

 

8.1 Організація розгляду листів громадян здійснюється згідно з Законом України «Про звернення громадян».

8.2 Листи громадян (пропозиції, заяви і скарги) розглядаються в строк не більше 30 днів від дня їх надходження. Пропозиції, заяви і скарги громадян, що не вимагають додаткової перевірки – у строк   до 15 днів.

Якщо в місячний строк вирішити питання не можливо, міський голова, заступник міського голови, секретар ради встановлюють термін, який необхідно для розгляду, при цьому термін вирішення питань не може перевищувати 45 днів.

Звернення громадян, які мають згідно законодавству пільги, розглядаються першочергово.

 

8.3 Прийом і реєстрація листів із зверненнями громадян здійснюється секретарем – друкаркою.

 

  1. ОРГАНІЗАЦІЯ КАДРОВОЇ РОБОТИ.

 

9.1 Організація кадрової роботи у виконкомі проводиться за затвердженим міським головою річним планом.

9.2 Прийняття на службу в органи місцевого самоврядування здійснюється шляхом конкурсного відбору або іншою процедурою, визначеною законодавством. Прийняття на роботу працівників на посади, не віднесені до категорії посадових осіб місцевого самоврядування, здійснюється відповідно до законодавства про працю.

 

  1. ОРГАНІЗАЦІЯ ВИКОРИСТАННЯ РОБОЧОГО ЧАСУ.

 

10.1 Початок роботи працівників апарату виконкому -8.00, закінчення -17.00  (в п’ятницю – о 15.45) , обідня перерва – з 12.00 до 12.48

10.2 Відповідальні працівники виконкому відлучення у службових справах попередньо погоджують зі своїм керівником з обов’язковим повідомленням про місце і термін. Про це також повідомляється приймальня міського голови.

10.3 Відгули за роботу у вихідні і святкові дні, додаткові відпустки без збереження заробітної плати надаються працівникам апарату виконкому міським головою на підставі поданої заяви.

10.4 В апараті ведеться щоденний табельний облік робочого часу працівників.

10.5 Графік чергування у святкові дні, які визначені КЗпП України, для вирішення питань, пов’язаних з ліквідацією наслідків надзвичайних ситуацій, затверджується міським головою не менш як за десять днів до святкових днів, доводиться до відома заступника міського голови, секретаря міської ради, секретаря виконкому, спеціалістів виконкому, які здійснюють чергування, та не менш як за п’ять днів до святкових днів до Селидівської міської ради. Чергування здійснюється з 8.00 до 16.45, перерва з 12.00 до 12.45. Особі, яка здійснює чергування у святковий день, надається інший день відпочинку.

 

  1. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕННЯ ВІДРЯДЖЕНЬ І НАДАННЯ ВІДПУСТОК.

 

  1. Відрядження працівників здійснюється відповідно до планів роботи виконкому, а також згідно з документами вищестоящих органів влади.

11.2  Посвідчення про відрядження оформляється на підставі розпоряджень міського голови.

11.3 Після повернення з відрядження працівники в одноденний строк звітують  перед своїм керівником про виконання завдання.

11.4 На підставі відповідних документів в установленому порядку відшкодовуються працівниками витрати, пов’язані з перебуванням у відряджені.

11.5 Щорічно, до 15 грудня секретар виконкому складає графік відпусток працівників на наступний рік. Графік відпусток затверджує міський голова.

11.6 Розпорядження про надання відпусток працівникам апарату виконкому підписує міський голова.

11.7 Контроль за дотриманням графіку відпусток здійснює секретар  виконкому.

 

12 МАТЕРІАЛЬНО-ТЕХНІЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДЯЛЬННОСТІ  ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ, РЕЖИМ РОБОТИ В ПРИМІЩЕННІ АДМІНБУДИНКУ

 

12.1 Матеріально – технічне забезпечення діяльності виконавчого комітету здійснюється міським головою.

12.2 Міський голова здійснює заходи щодо утримання в належному стані приміщення адмінбудинку, проведення поточного та капітального ремонтів, придбання та ремонт меблів, обладнання, оргтехніки, виготовлення друкованої продукції, забезпечення працівників апарату канцелярським приладдям і папером, телефонним зв’язком.

12.3 Секретар виконкому забезпечує підготовку залів засідань до проведення сесій, засідань виконкому, нарад, семінарів тощо.

12.4 Майно, що знаходиться у робочих кімнатах, закріплюється за працівниками, які їх займають. Вони несуть особисту відповідальність за збереження і правильне використання майна. При звільнені з роботи здають його матеріально відповідальній особі. Перенесення майна з однієї робочої кімнати в іншу проводиться лише з дозволу керівника.

12.5 До чергування, за розпорядженням міського голови, можуть залучатися державні службовці, які працюють в апараті виконкому.